中国采购货物到货破损或短少：先建立目的地收货证据包

收货前安排记录分工，不只预约送货

出货前验货描述的是发运前受检货物；目的地收货记录描述的是后续交接时收货团队能够观察到的情况。任何一份记录都不能单独证明损坏发生在哪一段，或由谁赔偿。对中国采购订单，应提前约定谁清点包装件、记录异常、在需要时协调检验，以及发送通知。到货前把最终装箱单、货件编号、运输单证及相关供应商、承运人、货代和保险联系人交给负责人。以下流程属于实务记录建议，不是国际通用的强制索赔程序。

美国国际贸易署列出的装箱单字段包括包装件数、数量、唛头和重量，并明确装箱单与商业发票不同。可以用这些标识把实物对应到货件，但不要把美国特定申报规则套用到其他目的地。

交接时写清看见什么，不先猜损坏原因

记录当地日期时间、地点、交接双方、运输编号、实收包装件数，以及缺失或外观受损包装件的编号。整柜交付时，记录实际看到的柜号、封条号和有记录的换封情况；拼箱货在拆箱站处理后交付，收货人可能只看得到单独包装件，应写清这一限制，不要编造原始集装箱状态。在安全且获准的前提下，尽量在状态改变前拍摄整批货物、唛头、外观损坏和可见封条。纸箱潮湿是观察结果，不是海水浸泡的证明；封条完好也不能证明箱内数量正确。请交接方在交接记录上具体注明异常，并保留副本；对方不愿确认时，记录这一事实并按约定渠道升级处理，批注本身并不能确定责任。

开箱与点数必须能对应到每个包装件

为每个异常包装件建立异常编号，并关联箱号或托盘号、SKU、适用的批次或序列号、应有数量、实际核对数量及计数单位。分清整件包装缺失、开箱后少件和商品损坏；不能未经检查就把压坏纸箱里的全部商品算作损坏，也不能把抽查点数直接当作整票确认结果。在安全且符合检验安排的情况下，依次拍摄未开封外包装、内部防护和异常商品，保留原始文件并记录重新包装过程。安全时将异常货物隔离并保留包装。不要为拍照而给受潮机器通电、打开泄漏的危险品，或拖延必要的安全处置；应寻求合格人员协助，并记录采取的保护措施。

完整评估尚未完成，也要关注通知要求

初步通知可以列明货件和异常编号、发现时间地点、已观察情况、目前核对数量、已有照片，以及尚未确定的问题。按实际运输单证、买卖条款和保险安排，分别核对通知对象、形式与期限；不要假设告诉供应商就等于通知承运人或保险人。若通知期限可能先到，不应只为等待最终维修报价而耽误。保留送达确认、回复和处理指示。进行非紧急维修、丢弃或退运前，先与相关方协调证据保留、检查或货损检验安排。收货人员负责记录事实，买方或进口人协调处理；责任、承保与理赔判断由相应主体处理，必要时咨询当地专业人士。

逐项整理损失金额，不承诺一定获赔

按受影响商品或数量逐行建立明细，将异常编号对应到发票价值、币种、照片、维修或更换估价及支持单证。估算值应标为估算，保留后续修订，减损和检验费用另列。不要把同一件商品同时算作整件缺失和损坏，也不要因为一箱异常就自动把整张发票金额当成索赔额。采购订单、最终发票与装箱单、运输和签收记录、通知以及相关保险文件，应归入同一套有版本记录的资料。

国际商会说明，Incoterms® 2020 下 CIF 与 CIP 的默认保险保障层级不同，因此“报价含保险”不能证明某次事故在承保范围内。应请保险人或顾问核对实际保单、被保险人、承保运输区间、除外责任和索赔流程。台湾、印尼及各个非洲国家的进口人都需按实际货件分别核查；这套证据包不设跨国统一法律期限，也不保证索赔获受理或赔付。