中國採購貨物到貨破損或短少：先建立目的地收貨證據包

收貨前安排紀錄分工，不只預約送貨

出貨前驗貨描述的是發運前受檢貨物；目的地收貨紀錄描述的是後續交接時收貨團隊能觀察到的情況。任何一份紀錄都不能單獨證明損壞發生在哪一段，或應由誰賠償。對中國採購訂單，應提前約定由誰清點包裝件、記錄異常、必要時協調檢驗，以及發送通知。到貨前將最終裝箱單、貨件編號、運輸文件，以及相關供應商、運送人、貨運承攬業者和保險聯絡窗口交給負責人。以下流程屬於實務紀錄建議，不是國際通用的強制求償程序。

美國國際貿易署列出的裝箱單欄位包含包裝件數、數量、嘜頭與重量，並明確區分裝箱單與商業發票。可利用這些識別資訊將實物對應到貨件，但不要把美國特定申報規則套用到其他目的地。

交接時寫清楚看到什麼，不先猜測原因

記錄當地日期時間、地點、交接雙方、運輸編號、實收包裝件數，以及缺失或外觀受損包裝件的編號。整櫃交付時，記錄實際看到的櫃號、封條號，以及有紀錄的換封情況；併櫃貨在拆櫃站處理後交付，收貨人可能只看得到個別包裝件，應寫明限制，不要編造原始貨櫃狀態。在安全且獲准的前提下，盡量於狀態改變前拍攝整批貨物、嘜頭、外觀損壞及可見封條。紙箱潮濕是觀察結果，不是海水浸泡的證明；封條完好也不能證明箱內數量正確。請交接方在交接紀錄上具體註明異常，並保留副本；對方不願確認時，記錄事實並依約定管道通報處理，註記本身不能確定責任。

開箱與點數必須能對應每個包裝件

為每個異常包裝件建立異常編號，連結箱號或棧板號、SKU、適用的批次或序號、應有數量、實際核對數量及計數單位。分清整件包裝缺失、開箱後少件與商品損壞；不能未經檢查就把壓壞紙箱內的全部商品列為損壞，也不能將抽查點數直接當成整票確認結果。在安全且符合檢驗安排的情況下，依序拍攝未開封外包裝、內部防護與異常商品，保留原始檔案並記錄重新包裝過程。安全時將異常貨物隔離並保留包裝。不要為了拍照而讓受潮機器通電、打開洩漏的危險品，或延誤必要的安全處置；應尋求合格人員協助，並記錄採取的保護措施。

完整評估尚未完成，也要留意通知要求

初步通知可列明貨件與異常編號、發現時間地點、已觀察情況、目前核對數量、已有照片，以及尚未確認的問題。依實際運輸文件、買賣條款與保險安排，分別核對通知對象、形式及期限；不要以為告知供應商就等於通知運送人或保險人。若通知期限可能先到，不應只為等待最終維修報價而延誤。保留送達確認、回覆與處理指示。進行非緊急維修、丟棄或退運前，先與相關方協調證據保留、檢查或貨損檢驗安排。收貨人員負責記錄事實，買方或進口人協調處理；責任、承保與理賠判斷由相應主體處理，必要時諮詢當地專業人士。

逐項整理損失金額，不承諾一定獲賠

按受影響商品或數量逐列建立明細，將異常編號對應到發票價值、幣別、照片、維修或更換估價，以及支持文件。估算值應標為估算，保留後續修訂，減損及檢驗費用另列。不要將同一件商品同時計為整件缺失與損壞，也不要因為一箱異常，就自動把整張發票金額當成求償額。採購訂單、最終發票與裝箱單、運輸及簽收紀錄、通知與相關保險文件，應歸入同一套有版本紀錄的資料。

國際商會說明，Incoterms® 2020 下 CIF 與 CIP 的預設保險保障層級不同，因此「報價含保險」不能證明某次事故屬於承保範圍。應請保險人或顧問核對實際保單、被保險人、承保運輸區間、除外責任及求償流程。台灣、印尼與各個非洲國家的進口人，都須依實際貨件分別查核；這套證據包不設定跨國統一法律期限，也不保證求償獲受理或理賠。