Kargo dari China tiba rusak atau kurang: siapkan berkas bukti penerimaan

Siapkan pencatatan penerimaan, bukan hanya jadwal pengiriman

Inspeksi pra-pengiriman menggambarkan barang yang diperiksa sebelum diberangkatkan; catatan penerimaan di tujuan menggambarkan kondisi yang dapat diamati tim penerima pada serah terima berikutnya. Salah satunya saja tidak membuktikan pada tahap mana kerusakan terjadi atau siapa yang harus mengganti kerugian pembeli. Untuk pesanan dari China, sepakati siapa yang menghitung kemasan, mencatat penyimpangan, mengoordinasikan survei bila diperlukan, dan mengirim pemberitahuan. Sebelum barang tiba, berikan packing list final, referensi kiriman, dokumen angkutan, serta kontak pemasok, pengangkut, forwarder, dan asuransi yang relevan kepada penanggung jawab. Alur berikut merupakan saran pencatatan praktis, bukan prosedur klaim wajib yang berlaku secara internasional.

International Trade Administration AS mencantumkan jumlah kemasan, kuantitas, tanda kemasan, dan berat sebagai unsur packing list serta membedakannya dari faktur komersial. Gunakan identitas tersebut untuk menghubungkan barang fisik dengan kiriman; jangan menerapkan aturan pelaporan khusus AS ke negara tujuan lain.

Saat serah terima, catat kondisi yang terlihat tanpa menebak penyebab

Catat tanggal dan waktu setempat, lokasi, pihak yang menyerahkan dan menerima, referensi angkutan, jumlah kemasan yang benar-benar diterima, serta ID kemasan yang hilang atau tampak rusak. Untuk pengiriman peti kemas utuh, catat nomor peti kemas dan segel yang benar-benar terlihat serta penggantian segel yang terdokumentasi. Pada kargo LCL yang diserahkan setelah penanganan di stasiun pembongkaran, penerima mungkin hanya melihat kemasan individual: tuliskan keterbatasan itu, jangan mengarang bukti kondisi peti kemas asal. Jika aman dan diizinkan, foto muatan keseluruhan, shipping marks, kerusakan luar, dan segel yang dapat diakses sebelum kondisinya berubah. Karton basah adalah pengamatan, bukan bukti terkena air laut; segel utuh tidak membuktikan isi yang benar. Minta penyimpangan dicatat secara spesifik pada dokumen serah terima dan simpan salinannya. Jika pihak lain tidak mau mengakuinya, catat fakta tersebut dan eskalasikan melalui saluran yang disepakati; catatan saja tidak menentukan tanggung jawab.

Hubungkan pembukaan dan penghitungan dengan setiap kemasan

Beri setiap kemasan bermasalah ID penyimpangan yang terhubung ke nomor karton atau palet, SKU, batch atau nomor seri bila relevan, jumlah seharusnya, jumlah yang diperiksa secara fisik, dan satuan hitung. Bedakan satu kemasan yang hilang, kekurangan isi dalam kemasan yang dibuka, dan barang rusak. Jangan menyatakan semua isi karton penyok rusak tanpa pemeriksaan, atau menganggap hasil hitung sampel sebagai jumlah pasti seluruh kiriman. Bila aman dan sesuai arahan survei, foto kemasan sebelum dibuka, pelindung bagian dalam, dan barang terdampak secara berurutan; simpan berkas asli serta catat pengemasan ulang. Pisahkan stok terdampak dan pertahankan kemasan jika aman. Jangan menyalakan mesin basah, membuka barang berbahaya yang bocor, atau menunda tindakan keselamatan hanya demi foto; minta bantuan personel yang kompeten dan catat tindakan perlindungan.

Kirim pemberitahuan faktual sambil melengkapi penilaian

Siapkan pemberitahuan singkat berisi referensi kiriman dan ID penyimpangan, waktu serta tempat penemuan, kondisi yang diamati, jumlah yang sudah diperiksa, foto yang tersedia, dan hal yang belum diketahui. Periksa penerima, bentuk, dan tenggat pemberitahuan secara terpisah berdasarkan dokumen angkutan, ketentuan jual beli, dan pengaturan asuransi yang berlaku; memberi tahu pemasok belum tentu berarti pengangkut atau penanggung sudah diberi tahu. Jangan menunggu penawaran perbaikan final jika tenggat pemberitahuan mungkin berakhir lebih dahulu. Simpan bukti penerimaan pesan, balasan, dan instruksi. Sebelum perbaikan, pembuangan, atau pengembalian yang tidak mendesak, koordinasikan pemeliharaan bukti serta pemeriksaan atau survei dengan pihak terkait. Petugas penerimaan mencatat fakta, pembeli atau importir mengoordinasikan respons, sedangkan penetapan tanggung jawab, cakupan, dan klaim memerlukan pihak yang berwenang serta nasihat profesional setempat bila diperlukan.

Susun rincian kerugian tanpa menjanjikan pembayaran

Buat satu baris untuk setiap barang atau kuantitas terdampak, dengan ID penyimpangan yang menghubungkan nilai faktur, mata uang, foto, estimasi perbaikan atau penggantian, dan dokumen pendukung. Tandai estimasi sebagai estimasi, simpan revisinya, dan pisahkan biaya mitigasi atau survei. Jangan menghitung unit yang sama sebagai barang hilang sekaligus rusak, atau otomatis memakai seluruh nilai faktur sebagai klaim karena satu kemasan bermasalah. Simpan purchase order, faktur dan packing list final, dokumen angkutan dan penerimaan, pemberitahuan, serta dokumen asuransi yang relevan dalam satu berkas dengan kendali versi.

ICC menjelaskan bahwa CIF dan CIP dalam Incoterms® 2020 mempunyai tingkat perlindungan asuransi standar yang berbeda. Karena itu, frasa “termasuk asuransi” tidak membuktikan bahwa suatu kejadian tertentu ditanggung. Minta penanggung atau penasihat memeriksa polis sebenarnya, pihak tertanggung, perjalanan yang ditanggung, pengecualian, dan proses klaim. Importir di Taiwan, Indonesia, dan masing-masing negara Afrika memerlukan pemeriksaan sesuai kiriman; berkas bukti ini tidak menetapkan satu tenggat hukum lintas negara dan tidak menjamin klaim diterima atau dibayar.