出货前：按实际路线整理一份单证清单

从实际货物出发，不套用通用模板

供应商说“我们提供出口单证”，仍然留下了关键问题：哪些单证、对应什么产品、发往哪个目的地？批准发货前，建立一份装运档案，请供应商、货运代理和目的地报关代理确认各自职责。以下是编辑建议的协作清单，不是对海关法规的完整陈述。

海关总署令第277号第八条列明申报随附单证，包括合同、发票、装箱清单和运输单证等，并保留依法免交的情形；其他单证视适用要求而定。该规定于2025年3月27日公布，2025年5月1日起施行。

建立各方共用的装运摘要

我们建议在工作表中记录买方、卖方、收货人、品名、型号、材料、用途、数量、计量单位、包装件数、重量和运输路线。请相关申报主体或报关代理根据这些事实评估商品归类及单证要求。不要直接复制无关商品页面上的税则编码，也不要默认其他买家的资料适用于本次出货。

放货前审核草稿

将发票、装箱单草稿与获批订单、运输单证填写要求逐项核对，检查名称、数量、单位、包装明细和装运编号。为每一处差异指定解决负责人，并保留确认版本。有些字段在不同单证中可能合理地不同，应先取得解释，不要只是为了表面一致就改动内容。

ICC说明，Incoterms规则分配义务、风险和费用，但不决定付款条件或所有权转移。 在工作档案中写明约定的交付术语、指定地点、版本、单证负责人、审核期限和待解决问题。另行确认由谁办理进口手续，以及目的地费用如何承担。

发货前再次核查目的地

请目的地报关代理或主管机关确认实际货物涉及的许可、检测、标签、原产地证明和限制，并把来源链接、核查日期和书面答复归档。发往台湾、印度尼西亚或某个非洲国家的路线，都应分别评估，不能视为同一个监管市场。本指南提供一般信息，不构成法律或税务意见，也不保证通关结果。