出貨前：依實際路線整理一份單證清單

從實際貨物出發，不套用通用範本

供應商說「我們提供出口單證」，仍然留下了關鍵問題：哪些單證、對應什麼產品、發往哪個目的地？核准出貨前，建立一份裝運檔案，請供應商、貨運承攬業者和目的地報關行確認各自職責。以下是編輯建議的協作清單，不是對海關法規的完整陳述。

中國大陸海關總署令第277號第八條列明申報隨附單證，包括合約、發票、裝箱清單和運輸單證等，並保留依法免交的情形；其他單證視適用要求而定。該規定於2025年3月27日公布，2025年5月1日起施行。

建立各方共用的裝運摘要

我們建議在工作表中記錄買方、賣方、收貨人、品名、型號、材料、用途、數量、計量單位、包裝件數、重量和運輸路線。請相關申報主體或報關行根據這些事實評估稅則分類及單證要求。不要直接複製無關商品頁面上的稅則號列，也不要預設其他買家的資料適用於本次出貨。

放貨前審核草稿

將發票、裝箱單草稿與核准訂單、運輸單證填寫要求逐項核對，檢查名稱、數量、單位、包裝明細和裝運編號。為每一處差異指定解決負責人，並保留確認版本。有些欄位在不同單證中可能合理地不同，應先取得解釋，不要只是為了表面一致就改動內容。

ICC說明，Incoterms規則分配義務、風險和費用，但不決定付款條件或所有權移轉。 在工作檔案中寫明約定的交付條件、指定地點、版本、單證負責人、審核期限和待解決問題。另行確認由誰辦理進口手續，以及目的地費用如何承擔。

出貨前再次查核目的地

請目的地報關行或主管機關確認實際貨物涉及的許可、檢測、標示、原產地證明和限制，並把來源連結、查核日期和書面答覆歸檔。運往台灣、印尼或某個非洲國家的路線，都應分別評估，不能視為同一個監管市場。本指南提供一般資訊，不構成法律或稅務意見，也不保證通關結果。