Sepakati arti selesai pada setiap tahap

Setelah pesanan dikonfirmasi, pembeli membutuhkan lebih dari perkiraan tanggal kirim. Sepakati beberapa tahap dengan pemasok: bahan utama diterima, unit produksi awal ditinjau, perakitan selesai, pemeriksaan selesai, dan pengemasan selesai. Catat tanggal rencana, peran penanggung jawab, dan bukti yang diperlukan untuk setiap tahap. Ini adalah alur kerja pengadaan yang disarankan Yifeng, bukan standar inspeksi wajib.

Panduan umum uji tuntas dari International Trade Administration AS menganjurkan pemeriksaan berkelanjutan. Langkah pemantauan produksi di sini merupakan penerapan editorial kami, bukan aturan ekspor AS yang diwajibkan kepada pembeli. Gunakan pesanan dan revisi spesifikasi yang disetujui sebagai acuan; tetap simpan jadwal awal ketika perkiraan berubah.

Pisahkan jumlah dengan status yang berbeda

Minta jumlah yang dipesan, selesai diproduksi, diperiksa, dapat diterima, ditahan untuk perbaikan, dan dikemas. Jelaskan satuan, apakah angka bersifat kumulatif, dan kategori mana yang saling mencakup. Jangan menjumlahkannya seolah-olah merupakan kelompok barang terpisah. Barang yang belum diperiksa tidak otomatis berstatus dapat diterima.

Ilustrasi perhitungan, bukan kasus pelanggan: dari pesanan 1.000 unit, 800 telah selesai dan 500 telah diperiksa. Jika 480 dapat diterima dan 20 ditahan, masih ada 300 unit selesai yang menunggu pemeriksaan serta 200 unit yang belum selesai. Menyebut pesanan ini “80% siap” menutupi antrean pemeriksaan. Tanyakan apa yang menghambat pekerjaan tersisa menuju tahap berikutnya.

Hubungkan bukti dengan pesanan dan tanggal laporan

Gunakan satu lembar pembaruan berisi nomor pesanan, model, revisi spesifikasi, tanggal laporan, tahap, jumlah, referensi bukti, dan tindakan berikutnya. Minta foto keseluruhan serta detail dengan tanggal terkait, identitas produk atau batch yang relevan, dan catatan pemeriksaan yang disepakati. Hindari mengumpulkan data pribadi pekerja atau dokumen pelanggan lain yang tidak berkaitan.

Foto atau video membantu mendukung laporan kemajuan; keduanya tidak membuktikan bahwa setiap unit memenuhi persyaratan. Jika gambar, jumlah, atau tanggal tidak cocok, tandai status sebagai belum terverifikasi dan ajukan pertanyaan spesifik. Untuk tahap berisiko lebih tinggi, pertimbangkan kunjungan lokasi yang disepakati atau inspeksi independen dengan lingkup yang jelas.

Tinjau bukti inspeksi sebelum menyatakan tahap selesai

Dalam pengarahan 31 Maret 2022, SAMR China menyarankan agar pertanyaan tentang keaslian atau isi laporan pengujian ditujukan kepada lembaga penerbit. Ini adalah panduan latar belakang, bukan pengumuman kebijakan baru.

Untuk pesanan Anda, cocokkan model atau identitas sampel, batch jika dicantumkan, tanggal, pengujian yang dilakukan, dan hasilnya dengan persyaratan yang disepakati. Jika ada keraguan, verifikasi kepada penerbit melalui kontak resmi yang diperoleh secara independen. Laporan untuk sampel berbeda atau lingkup pengujian yang tidak lengkap harus tetap menjadi masalah terbuka, bukan persetujuan pengiriman seluruh barang. Sepakati rencana inspeksi yang sesuai dengan penyedia yang kompeten; jangan menganggap ada satu jumlah sampel universal.

Catat masalah dan setujui perubahan secara tegas

Buat catatan singkat untuk setiap masalah: unit terdampak, bukti, usulan tindakan perbaikan, peran penanggung jawab, target tanggal, dan hasil pemeriksaan ulang. Bedakan perkiraan jadwal baru dari perubahan pesanan yang disetujui bersama. Penggantian komponen, material, atau pengurangan lingkup pengujian perlu ditinjau terhadap persyaratan yang sudah disetujui; pesan “setara” saja tidak cukup.

Akhiri laporan mingguan dengan tiga jawaban: apa yang telah diverifikasi, apa yang masih terhambat, dan keputusan apa yang diperlukan berikutnya. Sebelum pengiriman, cocokkan barang yang dapat diterima dan sudah dikemas dengan pesanan serta selesaikan masalah terbuka melalui proses persetujuan yang disepakati. Pembeli di Taiwan, Indonesia, dan masing-masing negara Afrika tetap perlu memastikan persyaratan tujuan secara terpisah. Panduan ini tidak menjamin mutu atau kelancaran kepabeanan dan bukan nasihat hukum.

Daftar periksa pesanan berikutnya

  • Sepakati definisi tahap, bukti, penanggung jawab, dan tanggal rencana sebelum produksi.
  • Pisahkan jumlah selesai, diperiksa, dapat diterima, ditahan, dan dikemas tanpa penghitungan ganda.
  • Kaitkan setiap pembaruan dengan pesanan, revisi spesifikasi, tanggal laporan, dan referensi bukti.
  • Biarkan laporan yang tidak jelas atau batch yang tidak cocok tetap terbuka sampai terselesaikan.
  • Catat tindakan perbaikan dan hasil pemeriksaan ulang; minta persetujuan perubahan material atau spesifikasi.
  • Cocokkan barang yang dapat diterima dan masalah terbuka sebelum keputusan pengiriman yang disepakati.

Sumber & tanggal rujukan

  1. International Trade Administration — Perform Due Diligence
  2. 市场监管总局召开“整治检验检测报告造假行为”专题新闻发布会Tanggal sumber: 2022-03-31

Disiapkan oleh tim editorial Yifeng Sourcing dengan bantuan AI berdasarkan sumber primer di bawah. Tanggal sumber dicatat; persyaratan khusus negara tujuan harus diperiksa kembali sebelum digunakan. Konten ini bukan nasihat hukum atau pajak.