中國採購出貨前驗貨：放行貨物前先寫清楚驗貨任務書

預約驗貨不代表已經有驗貨方案

只告訴驗貨人員「檢查品質」，最重要的判定條件仍未定義。預約前應發出一份附版本號的驗貨任務書，列明採購訂單、供應商登記主體、實際工廠與驗貨地址、產品及SKU、訂購數量、預計已完成並包裝的數量與計畫日期。也要說明這是出貨前驗貨、改善後複驗，或僅查核指定問題的專項檢查。以下為億風的採購管理建議，不是強制驗貨標準。

美國國際貿易署建議企業調查合作夥伴，並在合作關係發展過程中持續進行盡職調查。國際商會對國際貨物銷售示範契約的介紹也強調基礎契約應精確、詳細，並將書面變更、檢驗與檢查列入相關事項。落實到中國採購，就是讓驗貨可追溯到雙方已確認的產品與最新書面條款；一次到廠檢查無法補救含糊的規格書或未經核准的變更。

鎖定驗貨依據並定義本次批次

任務書應附上已核准的圖面或規格書版本、確認樣編號、包裝稿、標籤文字、訂購數量及所有已接受的偏差。若兩份文件衝突，應事先寫清楚以哪一份為準。以SKU、批次或生產期間、工廠、已完成數量與存放區域定義驗貨批次，並要求供應商主動揭露未完成、重工、替代用料或分開存放的貨物，不得悄悄混入同一批次。

到廠前先決定涵蓋方式：依雙方確認的抽樣方案查驗，或針對某個特定項目逐件檢查。抽樣驗貨與100%全檢不能互相取代。寫明紙箱或產品如何抽取、查驗哪些尺寸與功能、使用哪些工具、適用時應提供哪些校正證據，以及哪些安全或法規符合性測試不在本次現場檢查範圍。不要套用一個通用接收數字；方案應依產品風險、目的地要求、契約條款及買方可承受風險程度決定。

把要求寫成可觀察項目與判定規則

每項重要要求都要轉成驗貨人員可觀察或測量的內容，例如附公差的尺寸、材料或表面處理識別、組裝、依約定方法進行的功能檢查、配件、數量、箱內明細、條碼可讀性、經確認適用的原產地或警示標示、外箱尺寸、毛重與淨重、包裝方式及箱嘜。機械設備還應寫清楚配置、電源、護罩、說明書、備品及安全測試條件，不能要求驗貨人員臨場設計有危險的試驗。

用清楚文字定義缺點類別，並提供與產品相關的例子，再寫明接受規則、升級處理路徑及所需證據。報告應呈現供應商實際提供的批次、抽到的樣本、測量或測試結果、紙箱或序號、照片及每項偏差，而不只是綠色或紅色結論。預先決定誰有權接受偏差、重工後是否複驗，以及買方審閱異常期間，尾款、訂艙或放貨是否暫停。

分清責任並理解驗貨邊界

買方或進口人負責定義產品要求、查核目的地市場規則及作出放行決定。供應商負責提供約定貨物、正確數量與文件、安全的現場條件及約定測試設備，並揭露變更。驗貨機構依書面範圍選樣、檢查及報告觀察到的證據。採購協調方可整理紀錄並追蹤改善，但不能取代進口人、實驗室、驗證機構或主管機關，也不能保證每一件貨物或通關結果。

驗貨結束後，應將報告與任務書逐項比對，不要只看「通過」或「不通過」的狀態。記錄已接受的偏差、改善措施、複驗結果及最終授權放行的人。針對明確批次完成合格的抽樣驗貨，可以降低不確定性，但不能證明未檢查產品全部沒有缺點，也不能證明證書涵蓋實際出貨型號，更不能證明貨物符合台灣、印尼或某一非洲國家的全部規定。實際產品及目的地要求仍須另行查核。

下一筆訂單的檢查清單

在同一份附版本號的任務書列明訂單、供應商主體、實際工廠、SKU、批次數量及驗貨類型。
附上已確認規格、樣品編號、包裝檔案及所有書面偏差。
到廠前定義抽樣或全檢範圍、選樣方法、測量、測試、工具及未包含項目。
要求報告記錄實際批次、抽取樣本、結果、照片及每一項不符合。
明確指定誰有權核准偏差、改善、複驗及最終放貨。

來源與參考日期

由億風採購資訊團隊依下列原始來源整理，並使用 AI 輔助。頁面記錄來源與查核日期；實際執行前仍應再次確認目的地要求。內容不構成法律或稅務意見。